Posts tonen met het label dienstverlening. Alle posts tonen
Posts tonen met het label dienstverlening. Alle posts tonen

vrijdag 9 maart 2018

Dienstverlening pijnlijk uitvergroot






De reacties zijn geschokt. Sommigen huilen. In de halfdonkere zaal van de bioscoop is de emotie soms te snijden tijdens de sleutelscènes. ‘I, Daniel Blake’ heeft geen happy end. Het is een pijnlijke uitvergroting van hoe het niet moet met de dienstverlening bij de overheid. Juist daarom is het zo belangrijk dat zoveel mogelijk ambtenaren hem zien. 


Pakweg 150 ambtenaren van de gemeente Almere kwamen 20 februari op uitnodiging van de secretaris van de concerndirectie, André Huijkman, naar de filmzaal in bioscoop Kinepolis in hartje Stadscentrum. Hij had de film eerder gezien en zag er – terecht - een leerzame boodschap in voor de gemeente. Jannie Kats, manager Kwaliteitsbureau Dienstverlening en medeorganisator, noemde het “Een film die op een confronterende manier een aantal aspecten van dienstverlening laat zien”.


Gemangeld

In de film zien we Daniel Blake, een eindvijftiger met een hartprobleem, worstelen met ‘het systeem’. Een systeem dat stug doorgaat met het afwerken van lijstjes, dat niet luistert, dat hem eindeloos in de wacht laat staan. Langzaam wordt hij gemangeld tussen tegengestelde adviezen, moeilijke termen en regels en procedures. Van het kastje naar de muur en weer terug, met formulieren waar hij als digibeet niet doorheen komt. Degenen die hem wel proberen te helpen, zijn minstens zo machteloos als hij.



Onder de indruk
“Iedereen is voor dienstverlening, samenwerking en verbinding met de stad”, zegt concerndirecteur Jaap Meindersma. “Maar in de praktijk is dat toch ingewikkeld. De film laat zien hoe dat werkt en hoe het komt dat het niet (altijd) werkt. Een film is een uitvergroting van de werkelijkheid en dat maakt dat je ervan onder de indruk raakt en ervan leert, om beter te worden in wat we graag willen zijn.”
Kwetsbaar
Gemeentelijk Ombudsman Arre Zuurmond geeft toe dat de situatie in de film gebaseerd is op het Engelse systeem. “In Nederland, dus ook in Almere, is het systeem niet ontworpen om mensen te ontmoedigen, maar het kan wel zo werken voor mensen. Omdat we niet hebben geluisterd, niet hebben begrepen wat de bedoeling is. Daarmee vermalen we mensen. Mensen zijn individuen en dat zie je niet als je vanuit de regels kijkt. Dat is het verschil tussen de leef- en de systeemwereld. Mensen streven naar hun eigen waardigheid, maar zijn kwetsbaar in hun relatie met de overheid.”



Kijken
Na de film memoreerde wethouder Froukje de Jonge een aantal voorbeelden van hoe het ook kan. Om ervoor te zorgen dat oude, hulpbehoevende patiënten gezien werden als mensen, had een verpleegkundige voor elk van haar patiënten een foto bij het bed gezet van die persoon in de kracht van zijn/haar leven. De Jonge: “Dat kleurt je hele kijken naar de patiënt”.

Bij de gemeente ziet ze dat collega’s vaak worstelen met de precedentwerking: als je iemand op grond van de regels iets weigert, wordt het lastig voor een ander een uitzondering te maken. “Het systeem is de ‘backbone’ van onze sociale rechtstaat. Er is geen willekeur of omkoping, maar er zijn vastgestelde, transparante regels waar we van op aankunnen. Maar dat ontslaat ons niet om de mens te zien die voor ons staat. We moeten accepteren dat er soms uitzonderingen op de regels moeten worden gemaakt. En vertrouwen hebben in de mensen die dit doen, als het systeem niet doet wat het zou moeten doen.”
Of, zoals een collega na afloop treffend zei: “Het systeem, dat zijn wij.”
‘I, Daniel Blake’ zal ook voor andere (groepen) collega’s vertoond worden, waarna opnieuw gesprekken volgen over de manier waarop de gemeente haar diensten verleent.
Bernadet Timmer


donderdag 26 maart 2015

Computers personaliseren, mensen maken het persoonlijk


“Als iets schaars wordt, wordt het waardevol. In de relatie tussen klant en bedrijf is dat het fysieke menselijke contact. Het is een gouden kans om daar een topmoment van te maken.” Hoe gaan relaties met klanten veranderen in een gedigitaliseerde wereld en wat gaat dat betekenen voor mensen?

Prof. dr. Steven van Belleghem, inspirator, digitale-trendsbespeurder, auteur en marketingprofessor, kwam 23 maart van Brugge naar de Duisenberg School of Finance in Amsterdam voor het geven van een Logeion-masterclass over digitalisering en klantrelaties. Onder de (boek)titel: ‘When digital becomes human’. “Robots zijn ongelooflijk goed bezig”, zegt Van Belleghem. Of het nu in fabrieken, apotheken, winkels, restaurants, tuinen of huishoudens is. Computers doen steeds meer operationele taken, mensen verzorgen de creatieve en emotionele functies. “Medewerkers worden zo ambassadeurs”.

Wees sterk in menselijk én digitaal
Heel vaak zien we automatisering als een lineair proces: het vervangt mensenwerk en er komt niets voor in de plaats. Maar dat is niet zo: de rol van mensen wordt anders. Volgens Van Belleghem is de dubbele uitdaging om te zien wat het werk van morgen is: de digitale transformatie en de menselijke transformatie. Als je van beide te weinig hebt, zal je bedrijf snel sterven. Heb je veel menselijk, maar weinig digitaal kapitaal, dan ben je vandaag sterk, maar morgen niet sterk genoeg meer. Heb je veel digitaal, maar weinig menselijk kapitaal, dan kom je terecht in een vechtmarkt, waarin alleen de sterksten overleven. Het streven is in beide goed te zijn. Dat is waar digitaal menselijk wordt.

Er zijn vijf ontwikkelingen die de digitale transformatie in een stroomversnelling hebben gebracht: mobiel, internet of things, 3D-printing, robots en realtime customer service. Bovendien is de adoptiecurve van nieuwe technologieën korter geworden, omdat ze nu veel intuïtiever, goedkoper en sneller zijn. “Technologie was vroeger iets voor nerds, nu is het de zuurstof voor onze maatschappij. De perceptie van jouw klant wordt niet bepaald door jouw sector, maar door de maatschappij.” Vorig jaar was de selfiestick hot, nu komen de drones. 

Wees ambitieus

“De toekomst van de klantrelatie is digitaal. Is je bedrijf ambitieus genoeg? Mensen gaan graag mee in een positief ambitieus verhaal. Mijn gevoel is dat we in Europa niet ambitieus meer zijn.” Van Belleghem neemt regelmatig bezoekers mee op tours langs innovatieve bedrijven in Silicon Valley, zoals Spacex. Dat bedrijf werkt samen met NASA en wil Mars koloniseren om de mensheid te redden als de aarde niet meer leefbaar is. Google investeert flink in Spacex en streeft op termijn naar ‘het verslaan van de dood’. Op de middellange termijn willen ze een wereldwijd gratis wifinetwerk aanbieden via de ruimtetechnologie van Spacex.
“Vraag je af: wat is je ambitie? Ben je er overmorgen nog en wat heb je mensen dan te bieden? Digitaal voorop betekent ook: zet je klant op de eerst plaats, zonder compromis.”

Wees snel, simpel en leuk
“Als je automatiseert, komt er geld vrij die je in mensen en klantrelaties kunt steken. Technologie gaat alles eenvoudiger maken. Als je vandaag iets maakt dat een handleiding nodig heeft, dan heb je iets gemaakt dat niet goed is. We kennen technologie en weten dat het intuïtief is. Fast, easy en fun.” Hij voorziet dat we twee kampen gaan krijgen: mensen en bedrijven die meegaan en mensen en bedrijven die dat niet doen. We gaan naar meer selfservice, meer sensoren en ‘the internet of everything’: alles en iedereen met elkaar verbinden. “Mensen verwachten steeds vaker realtime customerservice. Over vijf jaar willen we een oplossing voordat er een probleem ontstaat. Je krijgt dan al een melding van je slimme boiler voordat die kapotgaat en kunt automatisch een onderhoudsmonteur inschakelen.” Op naar een wereld zonder klachten.

Wees empatisch, passievol en creatief
Gaan we nu al het menselijk werk automatiseren? Met zelfrijdende auto’s en operatierobots? Van Belleghem: “Robots zijn altijd vriendelijk, gaan nooit met vakantie en zijn nooit ziek. Ze hebben ook geen ‘slechte dag’. We naderen het punt van customerlike service: waarbij je niet meer weet of je door een mens of een computer geholpen wordt.” Hebben we nog mensen nodig? Van Belleghem denkt dat hij een alternatief gevonden heeft voor het ‘technologische geweld’, waardoor de rol van mensen in de klantrelatie fundamenteel gaat veranderen. “We moeten focussen op de dingen die computers niet goed kunnen doen: de emotionele connectie leggen met elkaar. Technologie zal de liefde nooit vervangen.”

“De mensen die het dichtst bij klanten staan, hebben de meeste impact. Dit is de kracht van menselijke interactie: empatisch vermogen, passie en creativiteit. Computers personaliseren, mensen maken het persoonlijk. Het eerste (data) kun je kopen, het tweede moet je doen. Beide zijn belangrijk. Computers kunnen voorspellen, mensen kunnen verrassen. Er is niets sterker dan de echte menselijke connectie.” Intussen wordt ook technologie steeds ‘emotioneler’; denk aan YouTube, CoolBlue, Disney. “Er wordt heel veel moeite gedaan om de menselijkheid te faken. We hebben liever geprogrammeerde authenticiteit dan echte onvriendelijkheid.”

“Kies slim: waar gaan we voor? Selfservice, menselijke customer service, human backup of human emotion? Elke situatie vraagt om een eigen aanpak. De toekomst van de klantrelatie is digitaal. Digitaal is cruciaal, maar denk na over de menselijke rol. We werken naar het punt waar digitaal menselijk wordt. Pas door de digitalisering zien we de waarde van mensen. Uiteindelijk zal de menselijke interactie het verschil maken.”

Wees verbindend
Hoogleraar Strategische Communicatie Noelle Aarts erkend de trend; steeds meer interacties zijn digitaal. We zijn vergroeid geraakt met technologie. “Pas als we problemen hebben met digitaal, zoeken we menselijke interactie. En vaak beginnen daar de problemen.” Want we weten niet hoe we een goed gesprek moeten voeren. “Een goed gesprek moet verbinden. Met emotie, passie en empathie. Maar deze dingen komen in lang niet alle gesprekken tot hun recht, waardoor de afstand alleen maar groter wordt.” Want mensen zijn vooral geïnteresseerd in zichzelf en leggen van nature verbinding met mensen die op hen lijken. Verbinding met andersdenkenden vinden we een stuk lastiger.

Wees authentiek
“Bedrijven en klanten zijn verschillende werelden, zowel online als offline. We moeten in dialoog.” Maar hoe? “Met een gesprek waarin we bereid zijn om ook ruimte te geven aan anderen. Co-creatie in plaats van anderen overtuigen van ons eigen gelijk. Met discussies en debatten leg je geen verbinding. Die dragen hooguit bij aan de verdergaande polarisatie.” Volgens Aarts worden emoties worden niet door de zender, maar door de ontvanger bepaald. “Het gaat erom of de ontvanger de boodschap als authentiek ervaart. Authenticiteit is een voorwaarde, gecombineerd met empathie en kwaliteit.” We besteden hier te weinig aandacht aan, omdat efficiency, het rendementsdenken, dominant is. “Laten we ervoor zorgen dat medewerkers contact kunnen maken met elkaar en met hun klanten. We moeten on- en offline zorgen voor co-creatie. Verschil waarderen en leren het goede gesprek te voeren.”

Van Belleghem reageert: “Rendementsdenken is een probleem, maar ook een realiteit. Het helpt ons geen resources te verspillen.” Het kan ook doorslaan, bijvoorbeeld door alles te juridiseren, om te voorkomen dat je claims krijgt. Een deelnemer merkt op: de wettelijke kaders zijn heel ruim, maar mensen zijn zelf bang om fouten te maken en houden zich onnodig stevig vast aan de regeltjes. Van Belleghem adviseert: “Probeer de buitenkant van die kaders op te zoeken, want je concurrenten doen het ook. Het komt er altijd op neer dat we vinden dat we over het product moeten praten. Maar klanten willen horen hoe we dingen gaan realiseren. Het verhaal, het vertrouwen overstijgt het product.”

Hij ziet een “ongelooflijke ruimte” voor verbetering van de relatie met de klant. Bijvoorbeeld door het goede gesprek. Aarts gebruikt best practices als bouwstenen voor trainingen in het goede gesprek. “Mensen kunnen leren van feedback over hun eigen communicatie. Protocollisering neemt ruimte weg. Als de opdracht is ‘houdt het zo goedkoop mogelijk’, dan krijg je geen kwalitatief goed gesprek.” Van Belleghem beaamt: “We moeten zo snel mogelijk stoppen met die (telefoon)scripts, omdat we mensen daarmee degraderen tot robots.”

Wees attent

Bedrijven die klanten een bloemetje sturen, ook (juist!) als ze geen klacht hebben, of die medewerkers belonen voor goede ideeën, vallen op. Aarts: “Je krijgt meer klanten als je vriendelijk bent.” Van Belleghem: “Dat hoeft helemaal niet veel te kosten en levert veel op. Elk bedrijf kan binnen zijn marge iets doen.” Een deelnemer noemt dat de waarde van het kleine gebaar. Dat kun je overal inzetten. De tijd nemen voor mensen. Investeren in aandacht: een klein compliment geeft een groot rendement. 

Wees niet bang
Werkt dat geen ‘misgunfactor’ in de hand van mensen die die extra aandacht in hetzelfde geval niet hebben gehad? Van Belleghem: “Je moet nooit bang zijn om iemand te verrassen. Je hebt altijd 1% haatsmurfen in de wereld. Daar moeten we ons beleid niet op gaan aanpassen.” Veel bedrijven voelen zich bedreigd door bedrijven die gebruikmaken van de nieuwe ontwikkelingen. Denk aan Airbnb, e-Bay, Spotify. Van Belleghem: “Het is belangrijker om toegang te hebben tot een bepaalde service, dan eigenaar te zijn. Als dat een bedreiging is, kun je er beter zelf instappen. Bijvoorbeeld door niet alleen auto’s te verkopen, maar ook lokaal te verhuren. Je moet lef hebben om jezelf als bedrijf zo open te stellen. Begin vroeg genoeg, want vroeg of laat komt er iemand die het wel oppakt.”

Nog geen genoeg van Steven van Belleghem? Kijk op Stevenvanbelleghem.com en Youtube.com/stevenvanbelleghem

Bernadet Timmer

donderdag 3 april 2014

Van kostenpost naar visitekaartje

Het begint al bij de balie of aan de telefoon: ‘Daarvoor moet u een afspraak maken. Oh, u had dat niet gelezen?’. Niet klantvriendelijk. Daar gaat het al mis tussen klant en organisatie. Dat kan beter; beschouw het Klant Contact Center en collega’s die contact hebben met inwoners als het visitekaartje van de organisatie.

Een van de vrolijkste verdedigers van deze visie is Jos Burgers, auteur van onder meer ‘Klanten zijn eigenlijk net mensen!’ en ‘Hondenbrokken’. Zelf zegt hij over zijn boeken dat ze veel verkocht worden, “maar mensen lezen niet”. Hij sprak op het KCC-congres in november 2013 en onlangs verscheen zijn nieuwste boek ‘De wet van SNUF’.  

Reputatie
“Uw klant mailt, belt of chat u zelden. U heeft gemiddeld maar één keer per jaar de kans om een goede indruk te maken. Die ervaring is bepalend voor hoe mensen uw organisatie zien. Als je dan een bandje krijgt in plaats van een persoon… De perceptie van de burger is: zijn jullie er voor mij of niet?”
Een voorbeeld: iemand meldt een losliggende stoeptegel. “Een verzoek binnen zes weken in behandeling nemen is wat anders dan iets doen aan die stoeptegel. Steek tijd en geld in laten zien dat je goed bent door anderen goede ervaringen te bezorgen. Daarmee krijg je ambassadeurs voor je organisatie (en goede berichten in de pers). Heel veel organisaties hebben geen complimentenprocedures, maar wel een klachtenprocedure.”

Alles staat of valt met de reputatie die je daarmee opbouwt. Burgers tekent snel een piramide. Als je reputatie beschouwt als een piramide, staat ‘zelf zeggen dat je goed bent’ helemaal onderaan (“Wij van WC-eend…”). Daarboven staan ‘adverteren en campagnes voeren’ zij aan zij met ‘mailings en brochures’. “Dat doe je vooral voor jezelf.” De pers, zoals kranten, tijdschriften, tv en radio, komt hoger uit, omdat die als kritische intermediairs geloofwaardiger zijn. Nog interessanter wordt het, als jouw boodschap uitgedragen wordt door ambassadeurs; onafhankelijke mensen die het voor jou opnemen. En de top is ‘de eigen ervaring’: mensen onthouden een piekervaring het beste, of die nu goed of slecht is.

De Wet van SNUF
“Alles wat je geeft, krijg je ooit terug.” Burgers illustreert dat met ‘de Wet van SNUF’: “Wie is er altijd vrolijk als ik thuiskom? Wie wordt er telkens aangehaald en geknuffeld? Juist: de hond. Als je veel geeft, bouw je krediet op. En als je krediet hebt, mag je af en toe ook fouten maken. Mensen worden leuker als je ze leuk maakt.”
Hij geeft een aantal tips: “Vermijd zinnen waar je ‘sukkel’ achter kunt zetten, zoals: daar had je zelf ook aan kunnen denken…”. En: “Niet doen: een gemiddelde afhandelingtijd hanteren. Wel doen: meer doen dan verwacht, zoals terugbellen of feedback vragen.”

Zijn opdracht aan de deelnemers is: elke dag 1 fan erbij. Aan de leidinggevenden belooft hij: “Mensen gaan doen wat u van ze vraagt. Geef ze de vrijheid om het op de goede manier te doen en neem afscheid van degenen die dat niet kunnen of willen.”

Bernadet Timmer

woensdag 8 januari 2014

Een transparante toekomst


‘Dienstverlening 3.0’, hoe ziet dat er uit? Adjiedj Bakas, trendwatcher en auteur van onder meer ‘De Staat van Morgen’ gaf er een lezing over tijdens het KCC-congres in november 2013. Hij deed een aantal voorspellingen. Worden zijn woorden waarheid?

Op Youtube heeft hij ‘De Staat van Morgen’ samengevat in een filmpje. Maar als het over dienstverlening en de relatie tussen overheid en burger gaat, zoals bij zijn lezing, toont hij ‘A day made of glass’. Een transparante toekomst, maar ik blijf me afvragen of die bushokjes wel zo Bokitoproof zijn. Ook zonder in zijn glazen bol te kijken, weet Bakas dat de overheid geen ‘subsidiefabriek’ meer kan zijn. “Servicecentra gaan we steeds meer krijgen. In Zwitserland zijn gemeenten van 200 medewerkers, die met andere gemeenten één servicecentrum hebben. We doen het voor de mensen.” Hij voorspelt drie trends voor de komende jaren:

Trend 1: sfeer en superpersoonlijke service
Banken worden IT-bedrijven die geld rondschuiven. “Bankgebouwen zien eruit als een belevingscentrum: de sfeer is alles en de data zijn gericht op superpersoonlijke service. Wie nu nog gelooft in privacy, is gek. Deze ontwikkeling gaat leiden tot 40% minder banen in de bankwereld. De overheid moet zich daaraan gaan spiegelen.” Dat gebeurt nu al: veel gemeenten gaan samen, stadhuizen – en wie weet, provinciehuizen - verdwijnen.

“Je hele leven staat online. De zwakke schakel is de burger, maar ambtenaren zijn ook burgers. We moeten overal rekening houden met hackers. Mede dankzij de big data. Internetcriminaliteit is de interessantste business van dit moment. Je kunt goede dingen doen met de mogelijkheden, maar er worden ook fouten gemaakt.” We zouden de informatie kunnen gebruiken om sociale behoeften te vervullen: “Een op de vier mensen noemt zich eenzaam en niet gelukkig.” Maar je moet dan wel als organisatie bedenken hoe: “Vragen aan je klanten wat je moet doen? Flauwekul. Klanten weten het ook niet. Bedenk iets slims, en smeer het ze aan.” Hij wijst op het filmpje van Frans Bromet, over mobiel bellen in 1999. Een dergelijke ontwikkeling voorziet hij met 3D-printers. “Volgens het ministerie van Milieu komt straks 80% van de composieten uit plantjes, dat zijn de nieuwe plastics.”

Trend 2: gebruik vervangt bezit
Geld verdienen verandert, businessmodellen van bankierende bedrijven ook. Een voorbode: de zelfsturende auto komt eraan. “Ze rijden 1 op 40 en komen op de markt per 1 januari 2014. Je betaalt voor het gebruik: gebruik vervangt bezit, in elk geval voor een deel van de mensen. Moet de parkeergarage dan nog midden in de stad staan als de auto zichzelf parkeert?”
Het betekent ook minder accijnzen, want minder benzinegebruik. En Smart energy grids, die gebruik maken van de dalen in energiegebruik en de pieken in energieopwekking door betere isolatie en automatische huishoudelijke apparaten die energie gebruiken in de daluren, opgewekt met zon, wind en biobrandstoffen.
Een nieuw experiment is een drone met vliegers in de lucht, die op 12 km hoogte constante wind- en/of zonne-energie levert. “Je moet als overheid je oren en ogen openhouden en die ideeën doorgeven. Bijvoorbeeld: met een drone medicijnen aan huis bezorgen, maar ook paspoorten en rijbewijzen.”

Trend 3: herverdeling van arbeid
Een grote herverdeling van arbeid op de arbeidsmarkt: een vervaging tussen betaald en vrijwillig werk. Burgers gaan meer zelf doen. “Shift happens. Nederland behoort tot een van de best bestuurde landen dankzij een goed ambtenarenapparaat. Maar burgers zijn onrustig. Met name in de middenklasse gaan de grote klappen vallen en de grote veranderingen plaatsvinden. Wat is duurzaam voor morgen, wat moet er veranderen voor de toekomst? Als je aarzelt, groeit je angst; als je waagt, groeit je moed. De toekomst is voor mensen met lef. En het meervoud van lef is leven.”

Bernadet Timmer
Communicatie